Preservación de documentos

Curso de Preservación de Documentos Archivo

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La conservación de documentos es el conjunto de medidas, ya sean correctivas o preventivas, que son adoptadas son el objetivo de asegurar la integridad física y funcional de los documentos. Trata de mantener la integridad de los documentos en tres sentidos: 

• La integridad física: Mantener la materialidad del documento. 
• La integridad intelectual: Es el contenido del documento y lo que puede aportar. 
• La integridad intencional: Es la intención y el fin del documento. Es decir, aquello por lo que se escribió. 

Además, la preservación y conservación de documentos comprende actividades de gestión con la idea de fomentar la protección planificada del patrimonio documental.

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Documentos más antiguos en el presente

Entre los documentos más antiguos encontramos el archivo más antiguo de la humanidad. Este trata de 20 mil tablillas de arcilla escritas en cuneiforme silábico ocado-babilónico que contiene documentos de todo tipo, datando en mayoría del siglo XXI antes de Cristo. Gracias a este descubrimiento se pudo ubicar en la historia la ciudad real de Mari. Cuyo restos más antiguos datan del Siglo XXXII antes de Cristo. 

El Sutra del diamante fue un libro escrito el 11 de mayo del año 868. El chino, Wang Jie autorizó la impresión y distribución de este libro, que se estampó casi 600 años antes que la biblia de Gutenberg. Aunque este libro no es el primer texto impreso de la historia, si es el más antiguo conservado hasta el momento. 

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Recuento y Expurgo

Es el Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado y del Sistema Español de Bibliotecas el que regula todo lo relacionado con el recuento y expurgo de los fondos de la biblioteca.

Un recuento no es más que un inventario. Realizarlo con cierta periodicidad es necesario a la hora de garantizar la correcta conservación de las colecciones. Además, un recuento detallado permite conocer la realidad de los fondos y qué elementos son necesarios para su buena conservación.

Al realizar un recuento se pretende alcanzar una serie de objetivos tales como:

• Reordenar: Es el proceso de reorganización que busca localizar aquellos documentos que se encuentran en una ubicación distinta a la inicial.
• Reorganizar: Es la etapa donde se adecuan los espacios para organizar y elegir cuál será el lugar que ocuparán los documentos. Se pueden dividir por materia, autores, épocas,...
• Expurgar: Aquellos materiales inservibles e irrecuperables.
• Detectar carencias: Detectar falta de material en materias determinadas.
• Controlar el estado del mobiliario: Valorar si es necesario la reposición de nuevo material. 

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Podemos decir que el expurgo de documentos es un proceso mediante el cual se seleccionan y eliminan aquellos documentos que han perdido su valor, están dañados sin opción de reparación y, además, no tienen valor histórico.

Se realiza una evaluación de la colección que nos permitirá retirar y/o eliminar parte de los fondos con el objetivo de reorganizar los contenidos. Las razones detrás de la necesidad de realizar un expurgo son varias

• Modernización y actualización de fondos.
• Mejora de la accesibilidad de la colección.
• Necesidad de reestructurar el espacio.
• Mejora de la imagen de la biblioteca.

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