Curso mf0876_3

Curso MF0876_3

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El control documental o control de documentos es un sistema de gestión que nos permite cumplir con los procesos de creación, edición, revisión y distribución de documentos.

A la hora de gestionar el control de documentos es necesario contar con un procedimiento establecido que siga una serie de pasos tales como:

• Elaboración y aprobación.
• Identificación de documentación externa.
• Distribución.
• Revisión y edición.
• Control de cambios.
• Control de documentos obsoletos.

¿Qué necesitamos para el control documental?

• Identificación. Hace referencia a la manera en que se identifica la documentación. El título, fecha, numeración, etc.
• Formato. El formato hace referencia a la forma en que se ha documentado, si es un documento electrónico, si es un documento en papel, etc.
• Revisión y aprobación. Es importante hacer revisiones de los documentos para saber si contienen la información adecuada, si están listos para su aprobación.
• Distribución, acceso, recuperación y uso. Con esto se busca dar acceso a los documentos en cualquier lugar que se necesite, para saber quién tiene acceso a dichos documentos, temas de distribución de documentos, etc.
• Almacenamiento y preservación. Con esta pauta lo que se quiere es proteger la información ante pérdidas de documentos, ante modificaciones no autorizadas, se gestionan permisos para saber quién puede editar y eliminar los documentos o archivos.
• Control de cambios. Con el control de cambios se quiere obtener información acerca de los cambios como su identificación, para saber los cambios que se han realizado, determinar quién debe verificar los cambios, etc.
• Retención y disposición. En la retención y disposición se tratan temas como el uso de documentos obsoletos, se realizan seguimientos sobre dichos documentos, etc.
• Documentos externos. Hace referencia al control de la documentación externa como normas, legislaciones, etc.

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