Curso consulta documentación

Curso Consulta Documentación

Aplicaciones microinformáticas para la consulta y generación de documentación

Los documentos de texto se pueden definir como elementos que contienen información que servirá de testimonio en un hecho que se registre por un soporte. Al dividir esta definición en sus elementos clave, sacamos los siguientes puntos y conclusiones: 

• El documento como contenedor de información. Y es que el documento se compondrá de una serie de datos, que pueden ir representados en diferentes formas, como texto, códigos de barra, tablas, gráficos, imágenes, diagramas, mapas, e incluso vídeos y sonidos.
• El documento como testimonio de un hecho que va a permitirnos comprobar las acciones dentro de su contexto particular, teniendo en cuenta función, lugar y momento y autoridad. Es por esto que los documentos van a ser estáticos en su forma, además presentan otras características, como la autoridad o la singularidad, que va a convertir a cada uno en original o auténtico.
• El documento como un hecho. El hecho que recoge un documento puede ser una actividad, una transacción, un conocimiento, o un trámite.
• El documento como hecho que se puede registrar en un documento público, que realizará y acreditara la propia Administración Pública, o un documento privado, que es el que realizan y autorizan las partes privadas interesadas.
• El documento en un soporte electrónico, puede darse en formato pdf, doc, html5, o en un soporte físico, principalmente el papel.

Importancia de los documentos

• El documento va a ser la base de casi todas las relaciones que establecen las organizaciones o particulares entre sí. Algunos de los principales tipos de documentos son los folletos, las propuestas, los contratos, las ofertas y trámites, las transacciones económicas o las citaciones, así como escritos, documentación de calidad, órdenes de trabajo, facturas, información de consulta, memorias, etc.
• Cada uno de estos documentos tendrá un valor diferente, dependiendo del esfuerzo y el dinero que suponga su generación y la imagen que van a adoptar de la organización. Es imprescindible tener en cuenta los siguientes puntos para que el documento tenga valor: 
  • Fiel a la realidad, debe registrar un hecho de forma precisa. 
  • Completo y con significado. El documento tendrá una serie de información que va a ser imprescindible para documentar el hecho y servir como prueba del mismo. Además, incluirá una información suficiente sobre el contexto sobre el que se va a utilizar y que ha favorecido su creación, así como sobre su forma física, y las conexiones que tendrá con otros documentos.
  • Integral. El documento que se genere debe hacerse para el propio hecho del que va a dar testimonio.
  • Claro y útil. Tenemos que poder saber extraer información del documento, entenderla y utilizarla sin que se pierda contenido.
• La validez del documento debe acreditarse para que esta sea relevante, mediante los siguientes puntos: 
  • El documento es auténtico y debemos poder comprobar que los datos que contiene son verídicos y el documento es aquello que dice ser. 
  • El documento debe estar inalterado, ser original sin sufrir ninguna transformación. Nada de lo que contenga el documento puede alterarse, borrarse o perderse ni de forma intencionada ni por accidente.

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