Curso organización de viajes nacionales e internacionales

Curso Organización de Viajes Nacionales e Internacionales

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¿Cómo organizar un viaje de negocios?

Preparar un viaje de negocios para un jefe

• Ten siempre presentes las preferencias del jefe o empresarios. Tienes que ser capaz de planificar un viaje de forma eficiente y rápida. Lo más importante es tenerlo todo siempre bien organizado y apuntado. Apunta todas las preferencias de tus jefes para no cometer errores ni equivocarte a causa de un fallo de memoria. Si lo tienes todo bien apuntado y claro, podrás organizar todos los viajes cada vez de forma más rápida y sin tener que preguntarle siempre las mismas cuestiones. 
• Ayuda en la planificación de las tareas más importantes del viaje. Puede que durante el viaje el empresario tenga que cumplir con diferentes objetivos. Es muy importante tener claros todos los objetivos que tiene este viaje para poder planificar bien cada detalle para que logre realizar todas las actividades que necesita con el viaje.
• Ten en cuenta tiempo extra. Es posible que el empresario quiera aprovechar el viaje para hacer otras cosas además del objetivo principal de negocios. Puede necesitar tiempo para seguir con su rutina y tareas diarias, terminar alguna presentación o simplemente visitar la ciudad a la que viaja. Es importante saber bien qué objetivos tiene y planificarlos correctamente para organizar todas las actividades y facilitarle recomendaciones, además de incluir tiempos libres suficientes.
• Prepara un itinerario de viaje. Realiza un resumen de cada detalle que tendrá su viaje y prepara un documento para ello. Con este documento podrá ahorrarse mucho tiempo de consulta de emails para encontrar la información más importante de cada reunión o evento al que deba asistir. Este documento se debe preparar teniendo en cuenta la cronología de cada cita y poniéndose en la piel de la persona que asiste, para saber bien qué detalles más importantes son necesarios en cada caso. 

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Preparar un viaje de negocios para compañeros

• Ofrece las herramientas adecuadas por si quieren gestionar sus propias reservas. Muchos empleados prefieren reservar los viajes de negocios por su propia cuenta en lugar de depender de una persona que les planifique cada detalle. Se podrá integrar en la compañía un software de gestión de viajes que incluya todas las políticas de la empresa en este tipo de actividades. Con esto, cada empleado podrá reservar lo que prefiera, pero siempre dentro de los límites que se establezcan.
• Organiza toda la información en un mismo sitio. Esto puede permitirte ahorrar mucho tiempo y no perder ningún dato. 
• Compra todo lo necesario antes del viaje. Asegúrate antes de que antes de su partida, los compañeros dispongan de todos los materiales necesarios, como tarjetas de visita, baterías, materiales para las reuniones, etc.
• Guarda la información de contacto del viajero. En este documento se incluirán todos los datos de contacto, datos personales y de identidad, preferencias de aerolíneas y de hoteles, comidas, etc. Esto es muy bueno para organizar nuevos viajes para un empleado.
• Crea una línea de comprobación para los viajes. Esto será muy útil para de forma cómoda y sencilla comprobar que no olvidamos ningún detalle importante. 
• Analiza cómo ha ido el viaje una vez ha finalizado. Comprueba que todo ha ido correctamente y si ha faltado algún detalle, para tenerlo en cuenta en la próxima planificación de viajes en el futuro.

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