Curso de gestión de archivos por carretera

Curso de Gestión de Archivos por Carretera

¿Qué es la gestión de archivos?

Para entender este concepto, en primer lugar, es necesario tener claro qué es un archivo; se trata de grupos de información que se organizan de tal forma que aquella información del mismo tipo esté relacionada entre sí. De esta forma, podemos entender la gestión de archivos como la gestión controlada y eficiente de la información de una empresa u organización. 

En nuestro Curso de Gestión de Archivos por Carretera aprenderás que la gestión de archivos es fundamental si queremos conseguir que los documentos de una empresa resulten fácilmente accesibles, sabiendo dónde están guardados, cuándo fueron guardados, así como otras consideraciones. De igual forma, una buena gestión nos ayuda a conseguir la transparencia de la información, así como el intercambio y la reproducción de recursos. Por lo tanto, nos estaremos asegurando de que la información de la que dispongamos no esté repetida o perdida.

Principales funciones de la gestión de archivos

Como se comentaba en el apartado anterior, una buena gestión de archivos puede ser clave en un negocio, pues nos proporciona una visión lógica de los diferentes datos de los que disponemos. Esto, a su vez, nos ayudará a:

• Gestionar y administrar mejor el espacio del que dispongamos.
• Inspeccionar el acceso de varios usuarios a los diferentes archivos.
• Ayuda a los usuarios a que estructuren los archivos de la forma que consideren más conveniente.
• Saber en todo momento dónde se encuentra un archivo.
• En caso necesario, permite bloquear de forma rápida el acceso a ciertos archivos.
• Ayuda a transferir los datos de unos usuarios a otros.

Importancia de la gestión de archivos

No es de extrañar que, a lo largo de la actividad profesional de una empresa u organización, sea necesario recurrir a archivos antiguos. Es aquí cuando la gestión de archivos entra en acción, pues sin ella no seríamos capaces de encontrar la información que necesitamos, o al menos nos costaría mucho más acceder a ella. Esta información nos puede ser muy útil a la hora de desarrollar y crear estrategias que ayuden al crecimiento de un negocio, permitiéndonos consultar qué estrategias han tenido un impacto negativo en el pasado y cuáles no. Por otro lado, también nos será muy útil en caso de que surja algún problema legal, pues nos servirá a la hora presentar la documentación necesaria para solventarlo durante los plazos establecidos. 

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