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Los administrativos son profesionales polifacéticos que desempeñan un papel crucial en la rutina diaria de cualquier organización, ya que llevan a cabo una amplia gama de tareas que garantizan la operatividad y coordinación de todas las actividades. Desde la gestión de documentos hasta la organización de eventos, pasando por la atención al cliente y la supervisión de la correspondencia, el administrativo sirve como engranaje que mantiene todo en movimiento.
En este artículo, exploraremos en detalle las responsabilidades principales de un administrativo, la formación requerida para este rol y las habilidades esenciales que hacen de este profesional un activo valioso en cualquier empresa. Si alguna vez te has preguntado qué hace un administrativo y si este es el camino profesional adecuado para ti, sigue leyendo para descubrirlo.
Un auxiliar administrativo se dedica a proporcionar apoyo fundamental en las operaciones diarias de una empresa, desempeñando tareas como el mantenimiento de registros, la gestión de documentos, la comunicación interna y externa, la organización de eventos, y la asistencia en funciones financieras básicas. Su importancia radica en que garantiza la eficiencia operativa y la fluidez de la comunicación, permitiendo que otros departamentos y empleados se centren en sus tareas principales.
Responsabilidades principales:
Gestión de documentos: Mantener y organizar registros y documentos administrativos, asegurando su precisión y disponibilidad cuando sea necesario.
Apoyo en la comunicación: Asistir en la comunicación interna y externa de la empresa, incluyendo la atención telefónica y la correspondencia por correo electrónico.
Soporte en la gestión de personal: Colaborar en la gestión de recursos humanos preparando documentación relacionada con la contratación y el seguimiento de registros de asistencia.
Manejo de archivos y registros: Gestionar eficazmente la documentación física y digital archivando y recuperando información según sea necesario.
Coordinación de reuniones y eventos: Ayudar en la planificación y coordinación de reuniones, eventos y viajes de negocios, incluyendo la preparación de agendas y la reserva de instalaciones.
Soporte en tareas financieras: Colaborar en tareas contables básicas, como la gestión de facturas, seguimiento de gastos y apoyo en la preparación de informes financieros.
Requisitos:
Las responsabilidades de un administrativo abarcan diversas áreas cruciales en la empresa. Una de las tareas principales es la creación, edición, almacenamiento y recuperación de informes, contratos y otros documentos relevantes, así como la recopilación de información para informes administrativos. Además, se encarga de la digitalización de documentos, escaneando y organizando facturas, informes y recibos en entornos virtuales o en la nube.
Otra función es la planificación y coordinación de eventos empresariales, desde reuniones hasta conferencias, asegurando la reserva de lugares, coordinando servicios de catering y gestionando las invitaciones. Además, el auxiliar administrativo desempeña un papel fundamental en la atención al cliente, siendo el primer punto de contacto y respondiendo a consultas por correo electrónico, teléfono o en persona.
En cuanto a la gestión de la oficina, se encarga de supervisar el buen funcionamiento de los sistemas informáticos y el resto de dispositivos, coordinar reparaciones técnicas y administrar suministros e inventario, registrando los gastos relacionados. La contabilidad básica, como la gestión de facturas, gastos y registros financieros, es otra de sus responsabilidades clave.
La gestión de correspondencia y paquetería es esencial en una oficina, por lo que un administrativo se encarga de recibirla y distribuirla, garantizando que los documentos importantes se entreguen puntualmente. En ocasiones, puede ser necesario transcribir información relevante de grabaciones de audio o reuniones, lo que requiere habilidades de mecanografía y organización de datos.
Por lo general, las empresas requieren un título de escuela secundaria o su equivalente. Algunas empresas pueden preferir candidatos con educación postsecundaria, como un título técnico de formación profesional de una disciplina relacionada. En países con una tasa de paro elevada, las empresas se muestra proclives a buscar candidatos con un alto nivel de formación y especialización, bien sea con cursos especializados de menor duración o titulaciones universitarias como administración de empresas o economía. En general, una formación corta y polifacética que aúne administración, contabilidad, gestión de recursos y comunicación es más que suficiente para desempeñar un puesto de administrativo en cualquier empresa.
Además, la mayoría de las empresas esperan que los auxiliares administrativos tengan conocimientos básicos de software de oficina, como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Manejar con soltura estas aplicaciones es necesario para trabajar en muchos entornos de oficina. Si bien la mayoría de empresas cuentan con programas de gestión más complejos como los CRM o ERP, estos suelen aprenderse sobre la marcha de forma interna.
Trabajar de administrativo no es difícil, pero sí hay que reunir una serie de aptitudes para ser elegible para un puesto con estas características. En primer lugar, cabe resaltar que la capacidad de comunicarse de manera efectiva, tanto por escrito como verbalmente, es esencial, ya que un administrativo ha de comunicarse regularmente con clientes y compañeros, amén de redactar numerosos informes.
La capacidad de mantener documentos y registros organizados es fundamental para este rol, por lo que debe ser meticuloso y capaz de seguir procedimientos para garantizar que la información sea accesible y esté actualizada. Sumado a las dotes de organización, un administrativo debe gestionar eficientemente el tiempo para priorizar todas sus tareas y cumplir con los plazos preestablecidos.
Además, los errores pueden ser costosos en administración, por lo que la atención al detalle es crucial, especialmente en materia de contabilidad. Es por eso que también se valora mucho tener afinadas las habilidades matemáticas y disponer de conocimientos de contabilidad básica para gestionar correctamente facturas, gastos y registros financieros.
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Pablo Rafael Blanco
COPYWRITER
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