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Ya dominas Excel, pero ¿y Access? Esta herramienta de Microsoft es una excelente administradora de bases de datos que simplifica el trabajo de todo tipo de empresas. Aunque Access no es tan conocida como el resto de aplicaciones de Microsoft, se ha vuelto imprescindible para las corporaciones que necesitan organizar grandes registros de información y desarrollar aplicaciones con funcionalidades personalizadas y adaptadas a sus necesidades administrativas con la modalidad backend. ¿Te interesa conocer más a fondo esta herramienta? En este post aprenderás descubrirás todo lo que puedes realizar con ella y a realizar consultas en Access. ¡Sigue leyendo para más información!
Manejar algunas herramientas digitales para el trabajo de oficina es fundamental, y entre ellas, está Access. Conocer a fondo este poderoso software te ayudará a conseguir trabajo en numerosos campos profesionales, sobre todo, en las áreas de administración, contabilidad y ventas; donde se manipula un gran volumen de datos. Con Access podrás organizar, gestionar y analizar información de manera eficiente, pero no solo eso, sino que también existe la posibilidad de crear y mantener bases de datos vitales.
Cada vez más, los empleadores valoran muy positivamente a los candidatos que, de una forma u otra, saben trabajar con datos, por lo que, dominar Access te posicionará por delante de muchos competidores. Con esta herramienta podrás aportar informes, automatizar procesos y tomar decisiones basadas en datos sólidos, lo que, no solo te dará a acceso a nuevas oportunidades laborales, sino también, a crecer dentro de tu empresa.
En lo que se refiere a la ejecución de cálculos y a la gestión de datos, Access es una herramienta muy completa. Entre sus funcionalidades más importantes, y que deberás conocer para sacarle el máximo partido, están estas:
Microsoft Access ofrece varias plantillas personalizadas para clasificar, gestionar y ordenar la información de la empresa como más convenga. Estas ofrecen varios formularios y tipos de tablas, adaptar a las necesidades de cada equipo y, además, es ideal para que las personas sin amplia experiencia con las bases de datos puedan trabajar con ellos.
La exportación de datos es otra funcionalidad muy común, sin que la herramienta tenga en cuenta las fuentes de dónde provengan los datos ni la cantidad. Para visualizar la información de forma clara y sencilla, los resultados se suelen pasar a Excel, por eso, existen cursos combinados de Excel y Access. Para ejecutar la exportación de datos, tendrás que ir a la pestaña de “datos externos” y luego a “tablas vinculadas” para hacer clic en “exportar a Excel. Deberás hacer lo mismo, si lo que quieres, es exportar datos a PDF o XPS, solo que escogiendo estas opciones y guardando el archivo.
“Tell me” es otra funcionalidad muy útil que encontrarás en la pestaña “¿qué deseas hacer?” Con ella, podrás realizar consultas, informes y otras tareas.
Si conoces cómo funciona el lenguaje relacional, sabrás que la función de “soluciones personalizadas VBA”, se basa en una programación que permite trabajar los datos de forma más simple y sencilla. Entre las funciones que podrás realizar con VBA se encuentran: la automatización avanzada, la obtención de errores, la validación de datos y otras.
Realizar consultas en Access es una de las prácticas para las que más se usa esta herramienta, ya que, sabiendo cómo hacerla, podrás acceder a toda la información que se ha introducido. La tecnología que permite realizar consultas es el lenguaje SQL por lo que, atento a esta rama de la informátia, porque ofrece las mejores salidas profesionales. Pero volvamos a las consultas en Acces y a los pasos que hay que dar para llevarlas a cabo:
Otra forma de realizar consultas en Access es usar el asistente, que te ayudará a ejecutarlas de forma rápida y eficiente.
Gestión eficiente de datos: Access te permite organizar y almacenar grandes cantidades de datos de manera estructurada a través de tablas, consultas, formularios e informes para visualizar la información.
Facilidad de uso: Access cuenta con una interfaz intuitiva y amigable que facilita la creación y edición de bases de datos y no hacen falta conocimientos avanzados de programación para utilizarlo.
Flexibilidad y escalabilidad: es una herramienta flexible que se adapta a diferentes necesidades. Puedes diseñar y modificar fácilmente la estructura de la base de datos, sin importar su volumen, añadir o eliminar campos y hasta personalizar la forma de plasmar la información.
Automatización de tareas: con Access podrás automatizar tareas repetitivas mediante macros y módulos VBA (Visual Basic for Applications).
Generación de informes y análisis de datos: esta es una gran ventaja para la toma de decisiones. Gracias a los informes personalizados y a los análisis de datos avanzados, podrás trabajar junto a la junta directiva proporcionando información esencial. Puedes combinar datos de diferentes tablas, aplicar filtros y criterios específicos.
Integración con otras aplicaciones de Microsoft: Access se integra perfectamente con otras aplicaciones de Microsoft Office, como Excel, Word y Outlook. Puedes importar y exportar datos entre estas aplicaciones, lo que facilita la colaboración y el intercambio de información.
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