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Ciertamente, el mundo ha sufrido una verdadera revolución a causa de los avances tecnológicos, lo que implica a todos los sectores que componen la industria. En este sentido, has de ser consciente que los requisitos que se pedían en el siglo pasado para trabajar como administrativo no son los mismos que ahora.
Por tanto, si te interesa la administración y quieres dedicarte a ello, es necesario sepas de técnicas administrativas básicas. En este post, queremos darte a conocer las técnicas administrativas básicas que tienes que saber si quieres ser un buen asistente de administración. ¡No te lo pierdas!
En realidad, existen muchas técnicas diferentes que pueden ayudarlo a mejorar la eficiencia de su flujo de trabajo, pero estas cinco son algunas de las más populares:
Organización del escritorio: hay muchas maneras de organizar tu escritorio, pero una forma efectiva es organizar un cajón para cada tipo de papel y luego mantenerlo ordenado por fecha.
Mapas mentales: un mapa mental es una representación visual de una idea o proyecto que te ayuda a organizar y comprender visualmente lo que está pensando.
Técnicas de administración del tiempo: estas técnicas pueden ayudarte a usar su tiempo de manera más eficiente y administrar mejor su tiempo para que no se desperdicie en tareas que no producen resultados o que no son necesarias para la tarea en cuestión.
Agendas: una agenda se utiliza para planificar tareas y eventos en una manera cronológica.
Establecimiento de metas: las metas pueden ayudarte a evaluar y priorizar en qué necesitas concentrarte en tu vida y trabajo. También se pueden usar como una estrategia para determinar si estás completando una determinada tarea u objetivo con éxito o cuándo.
Un buen asistente administrativo debe poder realizar múltiples tareas, priorizar y manejar varias tareas con facilidad. Además, entre las cualidades que componen a un buen asistente administrativo, se incluyen:
Habilidad para realizar múltiples tareas
Habilidad para priorizar
Habilidad para manejar múltiples tareas con facilidad
Capacidad para trabajar bajo presión
Excelentes habilidades organizativas
Pues un asistente administrativo es responsable de una variedad de tareas, incluida la programación de citas, la gestión de calendarios, la gestión de archivos y registros, la entrada de datos y más.
Las habilidades comunicativas para un administrativo, tanto en la expresión escrita como en la oral, son cruciales en el entorno laboral actual.
En el ámbito escrito, la claridad y concisión son esenciales. Un administrativo debe ser capaz de redactar correos electrónicos, informes y documentos de manera que la información sea comprensible para todos los destinatarios. Asimismo, organizar el contenido de manera lógica, utilizando párrafos y títulos, facilita la lectura y comprensión.
En cuanto a las habilidades comunicativas habladas, tanto en entornos presenciales como virtuales, la escucha activa es fundamental. Un buen administrativo debe prestar atención a las necesidades y preocupaciones de los demás, demostrando interés a través de preguntas clarificadoras.
Además, la comunicación no verbal desempeña un papel importante tanto en interacciones presenciales como virtuales. Mantener el contacto visual, utilizar gestos apropiados y asegurarse de que el lenguaje corporal respalde el mensaje, transmite confianza y claridad.
¿Conoces el software de procesamiento por lotes? Sencillamente, es una herramienta que ahorra tiempo y ayuda a automatizar tareas repetitivas y ahorrar tiempo. Y es que, esta puede serte de gran ayuda en diferentes ámbitos. Por ejemplo:
Automatizar las tareas repetitivas, como la entrada de datos, el formateo y más
Ahorrar trabajo agrupando tareas similares en un solo proceso
Reducir el riesgo de errores con la automatización
Aumentar la productividad al realizar un seguimiento de su progreso con informes
Sin embargo, como te comentábamos al principio, los avances tecnológicos han marcado un antes y un después en el mundo de la administración. ¿Sabes de lo que estamos hablando?
En el mundo actual, las personas tienen prisa y necesitan aprovechar al máximo su tiempo. Una forma de hacerlo es mediante el uso de herramientas administrativas.
En concreto, algunas de las herramientas administrativas que están en auge en el siglo XXI incluyen:
Calendario de Google: te brinda una vista de su agenda y te permite administrar fácilmente eventos y tareas.
Trello: una herramienta de colaboración visual que te ayuda a organizar proyectos, tareas, tableros, tarjetas y notas.
Evernote: te permite capturar ideas como notas de texto o imágenes para consultarlas o compartirlas más adelante.
La IA se está adoptando en la oficina como una forma de aumentar la productividad y la eficiencia. Por un lado, los asistentes de IA se utilizan en la oficina para ayudar con diversas tareas, como generar contenido para los clientes. También se pueden usar para otras tareas automatizables, como programar reuniones o enviar correos electrónicos. Además, el uso de la IA está creciendo en el lugar de trabajo porque ayuda a las empresas a ahorrar tiempo, dinero y recursos.
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Cristina Polo Calvo
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