Conoce qué son los documentos comerciales y sus distintos tipos
Cuando una persona natural, jurídica o empresa paga una deuda o adquiere cualquier cosa, es importante que haya una constancia de la compra-venta de ese producto; es por eso que existe lo que son los documentos comerciales o mercantiles, pues estos funcionan como comprobantes de pago de una operación bancaria.
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Así que, a continuación te hablaremos más a fondo de estos documentos, su importancia y, además, una invitación que esperamos sea de provecho para ti, ¡lee hasta el final!
Puntos indispensables de un documento comercial
No podemos hablar del tema si no decimos antes información más necesarias que deben tener este tipo de documentos, o al menos, son las más comunes:
- Fecha de emisión y de vencimiento.
- Nombre del documento mercantil.
- Número de documento.
- Datos de cada una de las partes.
- La cifra total de la operación mercantil, escrita en números y en letras.
- El concepto de la transacción.
- Firma de los implicados en la transacción.
Conozcamos ahora los distintos documentos comerciales
Dentro del amplio mundo de lo que son los documentos comerciales existen dos vertientes principales, los cuales son:
- Documentos negociables: Son aquellos que se pueden canjear fácilmente por dinero en efectivo.
- Documentos no negociables: Estos sirven para corroborar a terceros una transacción comercial con el objetivo de archivarse en los libros de contabilidad de una empresa.
Ahora, pasemos a conocerlos detalladamente.
Tipos de documentos negociables
- Cheque: Es un salvoconducto que, firmado por un propietario, habilita a otra persona a retirar una cantidad de dinero cuando él quiera en el banco, ya sea en físico o a otra cuenta bancaria. La principal función de los cheques es que permiten realizar un pago sin la necesidad de llevar grandes cantidades de efectivo, por lo que normalmente se usan para pagar salarios, compraventas entre particulares o empresas o incluso hasta donaciones.
- Letra de cambio: Este es un documento contable de cobro donde se manda a cancelar una suma de dinero determinada antes de la fecha de vencimiento de la misma; hay que tener claro que es un crédito que le da un vendedor a un comprador y la violación de la fecha tope de pago puede ser procesada por la justicia.
- Pagaré: En este documento negociable, una persona da promesa de que pagara una deuda establecida a otra; cabe destacar que se mostrará la fecha e incluso en la entidad bancaria especificada.
Tipos de documentos no negociables
- Nota de compra: Aquí un comprador solicita un producto o mercaderías con especificaciones exactas al vendedor; normalmente, las empresas o personas naturales lo hacen con antelación para que el proveedor tenga tiempo de llevar a cabo la contabilización de su pedido y el mismo se puede hacer vía web o en físico.
- Notas de venta: Se reúnen una o varias ventas de un vendedor a un comprador, mostrándose de manera específica los productos vendidos y las cantidades exactas para que pueda llevar a cabo las operaciones comerciales a través de comprobantes extendidos por escrito.
- Factura: Se usa como constancia de una actividad mercantil desarrollada, ya sea en forma de bien o servicio. Cabe destacar que se puede dar el caso de haberse efectuado una venta, pero sin la factura, quedará como transacción ilegal.
- Nota de débito: Es un comprobante que le entregan las empresas a un destinatario confirmando que se le acreditó una suma de dinero a su cuenta bancaria.
- Nota de crédito: Es la contraparte de la nota de débito y se basa en la entrega de un comprobante confirmando que se dedujo de su cuenta una cantidad de dinero especificada.
Importancia de este tipo de documentos
Después de repasar un poco lo que son los documentos comerciales, sus usos y tipos, nos hemos podido dar cuenta de que son sumamente necesarios para corroborar una transacción. Sin importar si eres el comprador o un vendedor, siempre es bueno tener una referencia comercial por si acaso te ves envuelto en polémicas legales; e incluso, si necesitas llevar un control contable, tener a disposición todos tus documentos mercantiles en orden facilitará el proceso para el profesional contratado.
Sin duda alguna, el área administrativa de las empresas es muy profundo, por lo que su estudio amerita gran cantidad de dedicación, y es por ello que queremos hacerte llegar una propuesta con respecto a lo que son los documentos comerciales y tu profesionalización sobre este campo profesional.
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Al terminar de leer este artículo sobre qué son los documentos comerciales, nos hemos podido dar cuenta que estos tienen gran importancia para que haya una constancia comercial de una transacción y no quedar en la clandestinidad; por eso, si sigues interesado en este tema, te recomendamos unirte a Euroinnova, la Escuela de Negocios Online.
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