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En los procesos contables, se debe estudiar la procedencia de cada elemento, por ello, es necesario conocer qué son documentos fuente en Contabilidad. De forma general, diremos que en ellos se guardan los datos primordiales de cada transacción contable, como la fecha o el propósito, entre otros. En consecuencia, los documentos fuente son vitales para los documentos mercantiles, tanto en el área privada como en la contabilidad gubernamental.
Desde facturas, pagarés o notas de crédito; este tipo de documentos resalta por ser tan comunes como fundamentales, dado que son la base para una gran cantidad de transacciones financieras. Si quieres conocer más sobre qué son los documentos fuente en contabilidad o para qué se utilizan, así como algunos ejemplos, esto es para ti.
El término de documentos fuente hace referencia al documento original que contiene los detalles de una transacción comercial, los cuales cumplen una función de respaldo al capturar la información clave de una transacción empresarial.
Al registrar la información de documentos comerciales originales en los sistemas contables estos se indizan y archivan. Por lo general, es necesario archivar y conservar los documentos originales durante varios años, siendo útiles en caso de validaciones o verificaciones.
Como ves, los documentos fuente son un indispensable dentro del sistema documental contable y todas las empresas deberán utilizarlos, independientemente de su sector. De hecho, podríamos decir que los documentos fuente son la base de la contabilidad de una empresa, pues registran cada operación económica: compras, pagos, ingresos, préstamos...
La importancia de comprender qué son documentos fuente en contabilidad radica en que estos documentos gozan de una altísima pertinencia, pues, brindan respaldo a cada transacción.
Por ejemplo:
Durante las auditorías son útiles al servir como evidencia de una transacción, pues aportan los datos necesarios para crear documentos negociables sin que sean de dudosa procedencia.
Por otro lado, los documentos fuente ayudan a la creación de soportes contables que son fundamentales para registrar las operaciones comerciales.
Comprenden desde una situación inicial, como los registros contables archivados, hasta una situación financiera favorable o inesperada.
Ayudan a generar transacciones confiables por sus soportes verificados y dando resultados óptimos.
En principio, además de saber qué son los documentos fuentes en contabilidad debemos conocer que se dividen en dos tipos: los documentos fuente internos y los documentos fuente externos.
¿Vamos a descubrir cada uno de ellos?
Por una parte, los documentos internos o documentos fuente internos son aquellos que la empresa emite a terceros para mantener sus relaciones comerciales. Es decir, son documentos generados por la propia organización para dejar constancia de sus operaciones económicas internas.
Ejemplo de los documentos fuente internos son las notas de débito internas, los recibos de caja, las órdenes de producción...
Por otro lado, los documentos externos o documentos fuente externos son aquellos que provienen de terceros -como clientes, bancos, proveedores, etc.-, y que funcionan como prueba o garantía de que se ha realizado una operación económica entre la empresa y el tercero.
Ejemplo de los documentos fuente externos son facturas recibidas, extractos bancarios, comprobantes de depósito...
Estos documentos -tanto internos como externos- sirven como soportes contables y se debe tener claro cuáles son para poder archivarlos. A continuación, mencionamos los 10 documentos contables más conocidos:
Gracias a los constantes avances tecnológicos, las empresas pueden realizar respaldos de sus documentos y detallar sus ciclos contables. Así, obtienen el respaldo de transacciones y explicando vía correo electrónico o en videoconferencias a la organización en caso de requerirse.
En la actualidad, esto se aplica en la contabilidad mercantil y gubernamental, manteniendo el respaldo de cada proceso. Con la tecnología se facilita tener a la mano los soportes requeridos de forma ordenada.
Para tener una idea más clara sobre este tema, conocer algunos ejemplos de qué son los documentos fuente puede ayudar a que las personas los reconozcan y sean conscientes de la utilidad de solicitarlos en caso de que los mismos no sean entregados. Algunos ejemplos de documentos fuente muy frecuentes son:
En la mayoría de los casos, estos se pueden tener de manera electrónica, salvo que se indique que alguno se requiere expresamente de manera física. Para las empresas es necesario almacenar este tipo de papeles durante varios años, como parte importante de los registros contables.
A continuación, profundizaremos en los principales ejemplos de documentos fuente:
Los extractos bancarios son un tipo de documento fuente, emitidos por un banco, y que demuestran los movimientos realizados en una cuenta corriente, bien sean ingresos, gastos, transferencias...
Los extractos bancarios son un comprobante cuando la empresa necesita demostrar algunos movimientos bancarios en sus cuentas.
Suelen incluir información de todas las transacciones económicas, el saldo inicial y final, los ingresos y gastos...
Los comprobantes de depósito son documentos que un banco entrega a un cliente o empresa como prueba de que ha ingresado cierta cantidad de dinero en una cuenta bancaria. En otras palabras, es la garantía de que se ha ingresado dinero en una cuenta.
Las órdenes de compra son documentos emitidos por la propia empresa cuando ha solicitado productos o servicios a un proveedor. Es decir, es un documento interno generado por la organización para dejar constancia de que ha solicitado a su proveedor un servicio o producto.
Los recibos de venta son documentos fuente que una empresa entrega a un cliente al recibir un pago por un servicio o producto. Es decir, es un documento que respalda que se ha producido un intercambio cliente-empresa.
Los albaranes son documentos que se emiten al momento de entregar una mercancía. En otras palabras, son documentos utilizados para confirmar que un cliente ha recibido los productos o servicios solicitados a una empresa. Suelen incluir detalles del encargo, como cantidades, fecha, precios, características...
Por último, las letras de cambio son documentos fuente en los que una persona solicita a otra que pague una cantidad económica concreta en una fecha y lugar específicos. Es un título de crédito muy usado en las transacciones comerciales.
Se trata de una documentación mercantil.
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Cristina Polo Calvo
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