que son documentos fuente en contabilidad

Conoce qué son documentos fuente en Contabilidad

En los procesos contables se debe estudiar la procedencia de cada elemento, por ello, es necesario conocer qué son documentos fuente en Contabilidad. Destaquemos que en ellos se guardan los datos primordiales de cada transacción como la fecha, el propósito, entre otros. En consecuencia, son vitales para los documentos mercantiles tanto en el área privada o también en la Contabilidad gubernamental.

Veamos más a continuación.

Desde facturas, pagarés o notas de crédito; este tipo de documentos resalta por ser tan comunes como fundamentales dado que son la base para una gran cantidad de transacciones financieras.

Profundicemos en dicho tema al indagar en su concepto.

Aprendamos qué son documentos fuente en Contabilidad

Dicho término hace referencia al documento original que contiene los detalles de una transacción comercial, los cuales cumplen una función de respaldo al capturar la información clave de una transacción. Al registrar la información de documentos comerciales originales en los sistemas contables estos se indizan y archivan. Por lo general, es necesario archivar y conservar los documentos originales durante varios años, siendo útiles en caso de validaciones o verificaciones.

Utilidad de lo que son documentos fuente en Contabilidad

La importancia de comprender qué son documentos fuente en Contabilidad radica en que estos documentos gozan de una altísima pertinencia, pues, brindan respaldo a cada transacción.

Por ejemplo:

• Durante las auditorías son útiles al servir como evidencia de una transacción, allí son prioridad pues aportan los datos necesarios para crear documentos negociables sin que sean de dudosa procedencia.
• Por otro lado, ellos ayudan a la creación de soportes contables que son fundamentales para registrar las operaciones comerciales.
• Comprenden desde una situación inicial como los registros contables archivados hasta una situación financiera favorable o inesperada.
• Finalmente, ayudan a generar transacciones confiables por sus soportes verificados y dando resultados óptimos.

Ejemplos de documentos fuente en Contabilidad

En principio, además de saber qué son los documentos fuentes en Contabilidad debemos conocer que se dividen en dos tipos:

• Por una parte, los documentos internos que la empresa emite a terceros para mantener sus relaciones comerciales.
• Y en segundo lugar, los documentos externos como facturas recibidas de transacciones realizadas.

Estos documentos sirven como soportes contables y se debe tener claro cuáles son para poder archivarlos. A continuación, mencionamos los más conocidos:

• Facturas.
• Cheques.
• Recibos de crédito.
• Notas de débito.
• Notas de crédito.
• Resúmenes de cuentas.
• Pagarés.
• Notas de pedidos o de compras.

Gracias a los constantes avances tecnológicos, las empresas pueden realizar respaldos de sus documentos y detallar sus ciclos contables. Así, obtienen el respaldo de transacciones y explicando vía correo electrónico o en video conferencias a la organización en caso de requerirse.

En la actualidad, esto se aplica en la contabilidad mercantil y gubernamental, manteniendo el respaldo de cada proceso. Con la tecnología se facilita tener a la mano los soportes requeridos de forma ordenada.