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Todas las empresas, entes públicos y organizaciones no gubernamentales, entre otras, poseen un fin por el cual fueron creadas, y por ello es fundamental la publicación de una guía donde se exprese cómo funciona la organización. Veamos, lo que es un manual de operaciones a continuación.
Los manuales de operaciones tienen como fin orientar a los empleados en el funcionamiento de la empresa y sus funciones. Todo manual debe ser diseñado siguiendo una serie de aspectos. Si quieres saber más lee este artículo.
También denominados manuales administrativos es una compilación de información relevante sobre la estructura, contexto, puestos, procesos y procedimientos, funciones que realizan, para mantener a las personas al corriente de sus actividades. Además abarcan las condiciones que ocurren luego de efectuar una cantidad de actos fundamentales para obtener un resultado o alcanzar un objetivo.
Normalmente las empresas poseen su manual de operaciones en documentos físicos, con el objetivo de lograr un control interno en su masa laboral, siendo parte de una estrategia de los directivos de las mismas. Asimismo, se facilitan en software digitales para facilitar su acceso y disponibilidad.
Un manual de operaciones incluye diferentes secciones que deberán permitir cumplir con el objetivo de plasmar información de cómo funciona la organización.
A continuación se listan las secciones o apartados importantes a incluir:
Dentro de los beneficios principales que ofrece a una empresa el hecho de contar con lo que es un manual de operaciones se encuentran:
Cuando en una entidad no existen roles específicos y bien determinados, los trabajadores realizan sus labores de forma desordenada, afectando el ambiente de trabajo y la capacidad de innovar.
Eso conlleva a que los objetivos empresariales sean completamente dependientes del desempeño de cada obrero o profesional de la nómina. Al tener documentados los procesos, los miembros de la organización podrán conocer exactamente cómo realizar un excelente trabajo.
Uno de los aspectos de lo que es un manual de operaciones es que permite generar valor agregado a cualquier servicio o producto que se oferte, debido a que hace posible acercar el conocimiento a los miembros de una organización sobre sus funciones en específico.
De esta manera, se logra la tan ansiada especialización, por lo que el manual de operaciones es primordial para mantener y masificar el conocimiento disponible, permitiendo que no desaparezca cuando se retire un trabajador.
Un ejemplo claro de esto es el funcionamiento de un avión y su personal, ya que desde los pilotos, hasta las azafatas tienen un conocimiento claro sobre sus funciones durante cada vuelo, y una forma de que logren trabajar de forma armoniosa y coordinada es a través de lo que es un manual de operaciones.
Es normal y de seres humanos que los miembros de la empresa se equivoquen y cometan errores sin intención, pero si no se les instruye y da a conocer los procedimientos administrativos de la misma, jamás se generará un compromiso para rendir cuentas sobre sus responsabilidades.
Para ello es importante contar con lo que es un manual de operaciones que permita que cada miembro del ente establezca una responsabilidad clara y precisa sobre sus funciones.
De esta manera, si hay falla o error, cada integrante deberá asumir la responsabilidad sobre las acciones realizadas u omitidas.
Otro aspecto positivo de lo que es un manual de operaciones bien realizado es posibilitar la escalabilidad de la producción en la empresa.
Toda organización por pequeña que sea debe tener un manuela administrativo bien elaborado que contenga toda la información necesaria para su buen funcionamiento. Cuando existen procedimientos, procesos y pasos bien explicados o argumentados, hacen que los beneficios empresariales se puedan incrementar, permitiendo que el equipo de trabajo de la empresa se proponga mayores metas.
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