funciones del asistente administrativo

Funciones del Asistente Administrativo de una Empresa

Para el buen funcionamiento de una empresa el orden es lo más importante, por eso deben contar con un personal que se encargue de mantener todos los pendientes al día. Todas las empresas cuentan con un auxiliar administrativo, que se encarga de realizar muchas labores dentro de la misma y que son indispensables para su funcionamiento.

Las funciones del Asistente Administrativo abarcan muchas tareas, las áreas en las que se desenvuelve son amplias y requieren de una especial diligencia. Un auxiliar administrativo debe contar con ciertas habilidades para poder desempeñar este cargo de manera eficiente. Si le interesa el área administrativa entonces debe saber cuáles son las funciones que un auxiliar administrativo debe llevar a cabo.

¿Qué es un asistente administrativo?

Es un profesional que se encarga de realizar una diversidad de labores administrativas en una empresa. Es una figura indispensable para el buen funcionamiento de la compañía, ya que gracias a este es posible tener una buena organización. En muchas ocasiones, realizan actividades en el área de recursos humanos, se encargan de las nóminas, la logística, el reclutamiento, etc.

Las funciones del asistente administrativo son muchas, por lo tanto debe tener los estudios necesarios en el área de la administración y la contabilidad. Los estudios a nivel superior para ejercer esta profesión son:

• Técnico en Gestión Administrativa
• Formación Auxiliar Administrativo
• Licenciatura en Administración y Finanzas

Perfil Profesional de un Asistente Administrativo

Los asistentes administrativos se caracterizan por:

• Ser una persona ordenada y diligente.
• Ser honesto, decidido, discreto y motivado.
• Ser inventivo e ingenioso.
• Tener la capacidad de adaptarse a diferentes situaciones.
• Tener habilidades contables y buen manejo de los números.
• Tener en cuenta el factor del tiempo para organizar las actividades.
• Tener la capacidad de ordenar, atender, planificar y realizar tareas administrativas.
• Tener excelente habilidades de comunicación.
• Tener capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos.

Funciones del Asistente Administrativo

Dentro de una empresa  un auxiliar administrativo puede desempeñar una amplia lista de actividades, en distintas áreas. Algunas de sus funciones son:

• Gestión de llamadas telefónicas: Se encarga de recibir las llamadas realizadas a la empresa, atender a la persona y comunicarla si es el caso, con el personal correcto. Así mismo se encarga de la gestión del correo electrónico, faxes, correspondencia, etc.
• Llevar el control de la agenda general: Se encarga de distribuir el tiempo entre las reuniones de negocios, entrevistas, eventos corporativos, citas, etc.
• Interactuar con los clientes: Es el encargado de atender directamente a todos los clientes. Recibe sus peticiones y resuelve sus inquietudes.
• Hacerse cargo de los documentos: Debe archivar, organizar y guardar todos los documentos de la empresa, con la finalidad de conservarlos y poder ubicarlos fácilmente.
• Realizar cálculos: Tiene responsabilidad en el aspecto financiero, por lo tanto se encarga de realizar facturas, el cálculo del coste de los pedidos de los clientes, también se puede encargar de calcular los salarios de los demás empleados.
• Realizar inventario: Se encarga de llevar el control de todo lo que tiene la empresa, así como de pedir nuevos suministros y solicitar el mantenimiento del equipo de la oficina.
• Actualizar los datos: Debe mantener todos los datos de la empresa actualizados. Se encarga de procesar y registrar toda la información.
• Hacer reportes: Se encarga de realizar reportes de gastos, ingresos, y todo lo que tenga que ver al área administrativa.

Estas son solo algunas de las principales funciones del Asistente Administrativo en una empresa, cabe destacar las funciones pueden variar dependiendo del área donde se desempeñe el profesional.

Estudios Administrativos

Como vimos para poder cumplir las funciones del Asistente Administrativo, se debe tener muchos conocimientos en distintas áreas y tener una variedad de aptitudes para optar por este cargo. Nuestra Escuela de Negocios de Euroinnova Formación, pone a su disposición el Curso de Técnico Auxiliar Administrativo, para que desarrolle sus habilidades en esta área.