Asistente de gerencia

El asistente de gerencia se encarga de cumplir con cualquier exigencia que demanden los gerentes y altos cargos de la compañía para la cual trabaja, sin importar el área en la que se desempeñe o la gestión que deba llevar a cabo. De esta manera se convierten en parte fundamental de cualquier empresa, consiguiendo que estas funcionen productivamente. Quédate con nosotros y conoce  más sobre el asistente de gerencia, sus funciones y responsabilidades.  

Pero primero, es importante destacar que este profesional es conocido alrededor del mundo por diferentes nombres, como por ejemplo; asistente ejecutivo, asistente gerencial, asistente de gerencia comercial, asistente en negocios y demás títulos. Todo dependerá del país en el que te encuentres. 

Dejando esto aclarado, pasemos a conocer cuáles son las funciones de un asistente de gerencia. ¡No te lo pierdas!

Funciones de un asistente de gerencia

Este profesional resulta muy útil para cualquier industria, es decir, pueden estar presente en fábricas, restaurantes, tiendas, centros de salud y demás. Por supuesto, las funciones de un asistente de gerencia general pueden variar para cada área, pero en general se basa en cumplir con la gestión y administración de todas aquellas actividades que mantienen a la empresa en movimiento. 

De manera más específica, podemos decir que el asistente de gerencia comercial y sus funciones se destacan por…

1. Asistir al gerente general 

Ayudar y apoyar al superior para conseguir un mejor uso de su tiempo es la tarea principal de este profesional. Esto quiere decir que debe ejecutar todas aquellas actividades que impliquen un desgaste de tiempo y energía innecesaria de los gerentes generales.

Algunas de estas funciones implican...

• Programar citas. 
• Gestionar la agenda. 
• Preparar reuniones. 
• Atender llamadas y visitas.
• Manejar correspondencia confidencial. 
• Redactar documentos necesarios para algún proceso, que posteriormente debe ser aprobado por el gerente general.
• Recibir paquetes o entregas dirigidas a la gerencia.
• Ayudar en la gestión de proyectos.

Pero, también debe estar preparado para suplantar al gerente general en caso de ser necesario…

2. Reemplazar al gerente general 

El papel de este profesional dentro de una organización se ubica en los cargos medios de una empresa, esto quiere decir que debe asistir a los cargos más elevados dentro de la misma. Incluso hay circunstancias en las que debe tomar el puesto de estos superiores por algún periodo de tiempo. 

El asistente de gerencia y sus funciones en esta área se relacionan con las tareas que debe llevar a cabo un gerente, es decir…

• Dirigir a los empleados. 
• Supervisar departamentos.
• Motivar a los trabajadores. 
• Dirigir proyectos. 
• Realizar reuniones de oficina.

Por tal motivo siempre debe estar preparado y capacitado para incluso desempeñar funciones un poco más complejas.

3. Supervisar a los miembros de la empresa 

El asistente de gerencia y sus funciones son esenciales para el desarrollo de cualquier compañía, pues los miembros que la componen son el motor de la misma, y es completamente necesario que estos se mantengan bajo un orden y una dirección.

En esta punto las funciones específicas de un asistente de gerencia se relacionan con:

• Evaluar el desempeño laboral.
• Organizar horarios laborales. 
• Aprobar los permisos de vacaciones. 
• Asignar trabajos al personal correspondiente. 
• Crear programas de formación y capacitación para los empleados.

El objetivo es guiar a todo el equipo de la empresa, siempre trabajando a favor de sus objetivos. 

4. Ayudar a empleados y clientes 

El asistente gerencial será el primero en recibir cualquier queja o descontento por parte de los empleados o los clientes. Esto con el fin de conseguir un buen manejo y resolución a los problemas que se presenten. 

En el caso de los empleados, puede encargarse de:

• Atender las consultas del personal. 
• Resolver algún desacuerdo con el salario. 
• Manejar problemas en las relaciones laborales. 
• Solucionar algún problema técnico o conseguir al personal adecuado para hacerlo. 

Por el lado de los clientes, su trabajo puede implicar:

• Escuchar sus quejas.
• Resolver sus dudas.
• Crear una buena relación.
• Llevar a cabo devoluciones o reembolsos de ser necesario.

Diferencias entre lo que hace un asistente de gerencia, administrativo y personal

Ahora bien, sabiendo las funciones que hace el asistente de gerencia podemos diferenciar las responsabilidades de los asistentes administrativos y personales:

• Auxiliar o asistente administrativo: como parte del personal del departamento de administración, sus funciones se limitan a actividades que permiten el buen funcionamiento de la empresa (sacar copias, atender llamadas de clientes, redactar, archivar y revisar documentos, coordinar reuniones de trabajo, etc.), algo que difiere mucho del trabajo del auxiliar ejecutivo, quien puede representar al CEO de la compañía en reuniones y mucho más.
• Asistente personal: se diferencia con el asistente gerencial o ejecutivo en que no tiene la autoridad para representar en una conferencia o reunión al CEO y solo se limita a organizar la vida personal del jefe, gerente y director de la empresa; lo que a veces genera confusión, es que se puede ver a ambos asistentes trabajar en conjunto para gestionar la agenda del ejecutivo. Cabe mencionar que este tipo de profesionales también pueden trabajar en la modalidad de asistente virtual.

Perfil del asistente de gerencia ideal

Es el momento de actualizar la hoja de vida, y sobre este tema, según indican diversos especialistas, durante los procesos de contratación los empleadores buscan hallar ciertas habilidades. De modo que, ha llegado la hora de conocerlas, potenciarlas y resaltarlas en el curriculum vitae.

Veamos los rasgos que la mayor parte de las empresas quieren encontrar en los aspirantes para el desempeño de las funciones de asistente administrativo de gerencia.

• Habilidades para la comunicación (respetuosa, elocuente y eficaz).
• Vocación para la atención a clientes y otros profesionales.
• Honestos y discretos, capaces de manejar información confidencial.
• Motivados y responsables.
• Capaces de adaptarse a diferentes situaciones
• Con buena presencia.
• Que sepan trabajar independientemente y en equipo.
• Organizar el tiempo y el espacio de modo efectivo.
• Priorizar tareas.
• Archivar documentos.

Por su parte, los aspectos que más se reiteran por parte de los postulantes, al ser presentados en sus diferentes currículos, son los siguientes:

• Puntualidad y responsabilidad.
• Vocación para el servicio.
• Aptitudes para el liderazgo.
• Honestidad.

Oportunidades de contratación existentes para este cargo

El campo laboral para el cargo de asistente administrativo de gerencia es bastante extenso, y con frecuencia es en el sector privado en donde existe una mayor demanda. No obstante, cumplir funciones de asistente administrativo de gerencia municipal, también, es una opción para muchos profesionales.

Se trata de un puesto muy dinámico, que a menudo ofrece puestos vacantes. Asimismo, en él se puede trabajar tanto en pequeñas, como en medianas y grandes empresas de diferentes rubros.

En este mismo orden, cabe añadir que, por ser una profesión tan atractiva, los niveles de competencia y capacitación también son bastante elevados. De manera que, quien pertenezca o desee incursionar en este campo tendrá que multiplicar las ventajas de crecimiento laboral preparándose en cada oportunidad para cumplir con las funciones de asistente administrativo de gerencia.

¿Cómo ser un buen asistente de gerencia?

Ser un buen asistente conlleva poseer una serie de cualidades y destrezas profesionales, que le permitan desempeñar un bue papel dentro de su área laboral. Te presentamos  algunos tips que pueden ayudarte en tus labores:

• Determinar cuáles son los temas urgentes e importantes en función a los tiempos límites para entregar o dar respuesta.
• Organiza una agenda con el objetivo de tener bajo control las tareas, evitando así olvidarlas o posponerlas.
• Revisa el correo electrónico diariamente para mantener actualizada la bandeja de entrada, utiliza las herramientas que ofrece para clasificarlos desde el de mayor al de menor envergadura. 
• Informa a tu jefe de el progreso de las tareas asignadas.
• Establece una buena comunicación con el jefe para que conozcas su forma de trabajar y puedan establecer acuerdos.
• Debes mantenerte actualizada con respectos a los proyectos que involucren a tu jefe, así estarás preparada para las reuniones y para las necesidades de la organización.

Finalmente, podemos concluir que el asistente de gerencia y sus funciones son indispensables para cualquier pequeña o gran empresa.

Por supuesto, desempeñar todas estas tareas requiere a un profesional que cumpla con perfil apto para su cargo, y la mejor manera de conseguirlo es formándote en el área. Así que, si quieres aprender más sobre las funciones de asistente gerencial, tenemos los mejores cursos para ti. ¡Lee la siguiente sección!

¿Cuánto gana un asistente de gerencia?

Al abordar todas las funciones que hace un asistente de gerencia es posible intuir que debe ser una profesión bien remunerada gracias a que es una persona que lidia con gran parte de las responsabilidades en una empresa y de la cual depende en cierta medida su productividad.

El sueldo de un asistente de gerencia depende principalmente de 3 factores: su nivel de capacitación, su grado de experiencia y dónde se desempeñe. En función de estos puntos su salario puede variar significativamente.

De este modo, un asistente de gerencia con capacitación media y sin experiencia podría empezar ganando entre $40.000 y $60.000 anualmente, mientras que uno experimentado puede llegar a ganar hasta $120.000. Así que invertir en la formación de este tipo de carreras no es una mala idea.

Fórmate con Euroinnova

Euroinnova es una escuela hecha para facilitar tu formación online a través de nuestros cursos, especializaciones y maestrías. 

Si te gustó nuestro artículo sobre el asistente de gerencia y sus funciones, entonces debes chequear este Curso de Asistencia a la Dirección, en el conocerás todos los fundamentos para dar una asistencia de calidad a la dirección de la empresa. 

Echa un vistazo a esta y otras formaciones sobre la materia en nuestra página web. ¡Te esperamos dentro!