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Cuando salimos en búsqueda de trabajo es necesario tener una noción básica del puesto que se espera encontrar, en el caso de orientar la búsqueda hacia el área de administración, es posible que se abran oportunidades como asistente administrativo o asistente personal. Sin embargo, cuando nos referimos a un asistente, este puede tener diferentes campos laborales. Veremos diversas posiciones sobre las funciones de una asistente y en que difieren de las de una secretaria.
Cuando se habla de un asistente, también conocido como auxiliar, se refiere al personal destinado a apoyar o a asistir diferentes tareas o actividades asignadas por un superior. De manera que este recurso humano tiene como primordial objetivo, trabajar de la mano y en forma coordinada con su jefe inmediato quien le solicita e indica parte de sus funciones.
El trabajo de un asistente varía de acuerdo al cargo o área laboral en la que se desenvuelva. Estas funciones pueden ser desde un punto de vista muy general, actividades básicas para todos estos empleados. Pero cabe destacar, por ejemplo, que dentro de las funciones de un asistente médico se encontrarán actividades diferente a las funciones de un asistente dental.
En este sentido, todo personal administrativo en el cargo de auxiliar, deberá conocer con solidez las funciones de una asistente; de manera que pueda desarrollar dentro del departamento al que pertenece, sus tareas responsablemente y con total normalidad.
Al momento de solicitar este personal, se deben definir cuáles serán sus funciones y por supuesto se debe dejar especificado, las actividades diarias primordiales y aquellas otras tareas que pueda cumplir en apoyo a su jefe inmediato o a otros departamentos.
En las funciones de una asistente, recae gran peso de muchos departamentos en las empresas, pues, aunque exista el cargo de secretaria administrativa, la asistente representa la mano derecha del gerente que lleva las riendas en la oficina.
Muchas veces pueden confundir este trabajo con el que realiza una secretaria, pero es importante identificar la diferencia entre ellos, pues las funciones de una asistente van mucho más allá de tareas ejecutivas, documentos y datos, en algunas oportunidades requieren de toma de decisiones, asistencia a reuniones y planificación de eventos administrativos.
Podemos destacar, desde otra perspectiva, que las funciones de un asistente de gerencia son diferentes a las de una secretaria, sobre todo porque el gerente representa la máxima autoridad en la empresa, así como el director, y mientras la secretaria se encarga de la correspondencia o de atender el teléfono, la asistente de gerencia debe, por ejemplo, organizar la agenda con los nuevos proveedores.
Pudiera verse mejor la diferencia entre estos cargos, resaltando otro caso en particular: la entrega de memoria y cuentas de la dirección, donde es responsabilidad de la secretaria reproducir y organizar los informes de la asamblea, mientras que, entre las funciones de una asistente de dirección, está disponer de las carpetas en el salón de reuniones según la posición de cada inversionista y velar que todo esté en orden a la hora indicada.
Desde la parte administrativa de una empresa, es importante determinar que las funciones de una asistente son diversas, pero que de su cumplimiento depende en gran parte el éxito del departamento al que pertenece.
Entre las funciones de una asistente que se consideran más relevantes son:
Es relevante destacar, que el asistente es la representación de su jefe en algunas oportunidades y puede tener a su cargo personal como choferes, secretarios, mensajeros, entre otros.
Viendo al personal desde diferentes dependencias, por ejemplo, entre las funciones de una asistente de recursos humanos, adicionales a las ya indicadas, están verificar las constancias de los candidatos a un cargo vacante, estudiar el perfil profesional de postulados a una oposición, agilizar el cálculo de algunos bonos especiales a los trabajadores, entre otras funciones más.
En relación a las funciones de un asistente administrativo en una constructora, estos pueden autorizar la compra de materiales en representación del jefe de suministros o solicitar la admisión a la nomina de obreros a un personal ya verificado en entrevista laboral, así mismo pueden, atender una situación de emergencia en relación a accidentes laborales, entre otras cosas más.
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Conociendo esta información, cabe destacar, que no importa el departamento, la gerencia, la dirección o la sección que exista dentro de una empresa, si las competencias del jefe de esa organización, incluyen grandes responsabilidades y elevado manejo de información, es necesario que pueda contar con un apoyo inmediato que cumpla las funciones de una asistente.
Si nos enfocamos desde el ámbito de la contabilidad, las funciones de un asistente contable en una empresa o de un auxiliar contable como también se le conoce, incluye actividades como monitorear las cuentas, supervisar presupuestos, ejecutar balances, entre otros procesos financieros más.
De manera que siempre se le atribuirán otras funciones al asistente, dependiendo del entorno laboral al que se dedique.
Al convertirse el asistente en la mano derecha de su jefe inmediato, es posible que se le puedan asignar algunas actividades personales como complemento a sus funciones, las cuales no son obligación del empleado cumplir, pero que en muchas oportunidades asume el compromiso de ejecutarlas.
Entre ellas tenemos las siguientes:
También suelen entablar relaciones de amistad por la gran cantidad de tiempo que pasan juntos y por el apoyo que se dan en diferentes actividades. De manera que, el profesional a cargo de la asistencia a un departamento requiere, no solo de conocimientos profesionales, sino que además, deben desarrollar habilidades para la memorización, la resolución de problemas, toma de decisiones y otras más.
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