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La ofimática es el conjunto de métodos, aplicaciones y herramientas informáticas que se usan en labores de oficina con el fin de perfeccionar, optimizar y mejorar el trabajo y operaciones relacionadas.
La estructura ofimática abarca desde ordenadores, impresoras, escáneres conectados mediante una red de área local hasta teléfonos y equipos fax. Por su parte, las herramientas o medios ofimáticos permiten idear, elaborar, ceder y guardar todas las informaciones necesarias en una oficina. Las herramientas de ofimática se ocupan del procesamiento de textos, base de datos, hojas del cálculo, programas de correo, suite ofimática (para editar textos, realizar cálculos o presentaciones, agendas, entre otros programas.
¿Cuáles son los principales programas que se usan en ofimática? Existen numerosos programas de uso común en oficinas con el fin de facilitar el proceso y realizar un buen trabajo. En la actualidad, el paquete ofimática que domina en el mercado es el de Microsoft Office, que cuenta con sus propios formatos para cada uno de sus programas.
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Podríamos decir que la más evidente es que la ofimática difiere de la informática tradicional en que trata cada caso con un tratamiento distintivo. Es decir, se pueden estandarizar las formas y el proceder, pero no el contenido del mismo.
Como mencionamos anteriormente, la informática englobaría el conjunto de conocimientos que se ocupan de la automatización de la información a través del ordenador. Mientras que la ofimática se define como el conjunto de herramientas que se utilizan para optimizar y automatizar los procesos relacionados en una oficina.
Conocer el nivel de ofimática de uno mismo es crucial a la hora de evaluar nuestras habilidades. Puede que lleves manejando Excel un par de semanas y creas que eres un as con el programa, pero no eres consciente de todas las funcionalidades que ofrece. Lo mismo puede pasar con otras herramientas de ofimática como PowerPoint.
Además, también debes de saber cómo expresar tus capacidades en tu CV. Si quieres crear un CV de administrativo, es de suma importancia poder dejar constancia de cuál es tu nivel de ofimática y hasta qué punto puedes desempeñar tareas sirviéndote de las funcionalidades de cada herramienta ofimática.
Entendemos por nivel el grado de dominio de un usuario sobre las herramientas del pack Office anteriormente mencionadas. La mayoría de personas que utilizan un ordenador con frecuencia tienen un nivel básico de ofimática, pero no mucha gente puede afirmar con contundencia que tiene un nivel avanzado de estas herramientas. Los programas ofimáticos contienen más funcionalidades y potencial de lo que el usuario medio cree.
Así pues, podemos definir tres niveles generales de ofimática:
Esta es una clasificación general de los niveles de ofimática. La herramienta más complicada de manejar es Excel, por lo que se requiere de tiempo adicional para dominar todas sus funcionalidades. Un nivel experto de Excel va más allá, ya que conlleva un conocimiento avanzado sobre programación VBA. No es un requisito para muchos puestos de trabajo, puesto que la programación abarca mucho más que meras cuestiones organizativas. En cualquier caso, no muchas personas alcanzan ni necesitan un nivel avanzado de ofimática.
El conocimiento superficial de estas herramientas ofimáticas era suficiente en épocas pasadas para poder afrontar una entrevista de trabajo. Ahora bien, en el mercado laboral actual donde la competitividad y la escasez de oportunidades están a la orden del día, no basta con un dominio a nivel de usuario de las herramientas ofimáticas, sino que, se requiere de un dominio de sus funcionalidades más complejas. Tan solo de esta forma, se conseguirá ser un perfil diferenciado entre una inmensidad de currículos y se tomará conciencia de cual es la importancia de la ofimática en el mercado laboral actual.
¡Vamos a descubrir las claves de cuál es la importancia de la ofimática!
El procesamiento de datos en la actualidad está alcanzando su mayor auge. En empresas donde se almacena información proveniente de diferentes fuentes y con un volumen considerable, el dominio de herramientas como Microsoft Excel se erige como fundamental. El almacenamiento, clasificación y extracción de información por medio de este programa hace que tenga una utilidad especial para quienes se dedican a realizar labores de tipo administrativo. Además el dominio de sus funcionalidades permitirá a los profesionales automatizar y programar acciones particulares en el mundo de las finanzas, la contabilidad o incluso en áreas relacionadas con la programación.
Ya sea para la universidad, una presentación en el trabajo o para hacer reportes o exponer datos estadísticos, la herramienta Power Point pone en evidencia cual es la importancia de la ofimática. A través de las funcionalidades que permite este programa se pueden dotar de dinamismo y pedagogía a la exposición de tediosos datos o estadísticas, mejorando la concentración y centrando la atención de la audiencia que las escucha. Mediante el empleo de diferentes recursos audiovisuales se lograrán presentaciones atractivas que además sirvan para aclarar conceptos complejos y mejorar su comprensión entre sus oyentes.
Habitualmente dominar las herramientas ofimáticas eran un valor añadido en cualquier candidato. Ahora bien, aunque existe un uso generalizado de estas herramientas y que su desconocimiento supone un grado de analfabetismo digital, es verdad que no todos los profesionales dominan tus funcionalidades más complejas. De esta forma, existen puestos de trabajo donde el dominio de las herramientas de ofimática es vital y supone la llave que abre un sinfín de oportunidades profesionales donde el control de la ofimática mejora la competitividad de los candidatos.
La ofimática es universal, es decir, la gestión administrativa que se realiza en las diferentes partes del mundo tiene como instrumento común la ofimática. En otros términos, herramientas como Word, Excel o Power Point son utilizadas a nivel mundial. Los beneficios que tienen para quienes se dedican a la gestión administrativa y documental tienen en su outfit de herramientas el paquete de Microsoft Office que tendrá también podrá ser utilizado para una mayor estandarización, en los ordenadores de la marca Apple.
La gestión administrativa que se realizaba en épocas pretéritas requería de esfuerzos en calcular o escribir que obstaculizaba el desarrollo de otras tareas en las que se requería una dedicación más concienzuda. ¿Cuál es la importancia de la ofimática actualmente? En este sentido, la gestión administrativa actual se despreocupa de realizar ciertas tareas como consecuencia de la automatización que permiten estas herramientas que simplifica estas tareas y dota de mayor eficiencia a la labor de estos profesionales.
El entorno de las oficinas no se entiende ya sin el uso de las herramientas ofimáticas. Esto se debe a que la transformación digital de las empresas ha dado lugar a la eliminación de los documentos escritos en boli y papel donde la legibilidad de las letras de algunos profesionales obstaculizaba esta tarea. También el uso de enormes ficheros donde se clasificaba la información y que requería de un tiempo extenso para conseguir los datos que se necesitaban ha ido desapareciendo. Además las horas interminables realizando cálculos bajo un flexo confeccionando estadísticas e informes que no parecían tener fin también han comenzado a formar parte del pasado.
La agilización en la gestión de la información, el ahorro de espacio, la estandarización en cuanto a la documentación o la automatización de algunas tareas han pasado a formar parte de la rutina diaria en cualquier oficina del mundo. De esta forma, el fácil acceso a herramientas como Word, Excel o Power Point ha originado un lenguaje administrativo común que es beneficios no solo para los que se dedican a la administración, sino también para las empresas que han ganado en eficiencia a la hora de prestar sus servicios. Una ventaja que tiene su traducción en un aumento del tiempo efectivo y una mejora en el rendimiento que tiene su traducción en los presupuestos y la contabilidad de las compañías. Queda así en evidencia cual es la importancia de la ofimática hoy en día.
Si estás interesado en conocer todo sobre el idioma de la gestión administrativa del presente y del futuro, te recomendamos que consultes nuestro catálogo de cursos de ofimática donde podrás permanecer al tanto de todas las novedades y facilitar tu reciclaje profesional.
Cristina Polo Calvo
COPYWRITER
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