Aprende cómo planificar y organizar un evento de forma profesional
¿Estás pensando en organizar un festival?
¿Tal vez tu propia boda?
En este post, te contamos cómo planificar y organizar un evento, los tipos de eventos y sus características, así como las etapas de un evento.
¡Comenzamos!
Qué tipos de evento existen
Antes de nada, queremos que conozcas los tipos de eventos que puedes encontrar.
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Cada evento es único e irrepetible. Aprovéchalo para crear experiencias inolvidables.- MeetBarceló
- Sociales: bodas, aniversarios, etc.
- Corporativos o empresariales: ferias, conferencias o reuniones.
- Espirituales o comunitarios: retiros espirituales, cursos de yoga o cenas benéficas.
- Académicos: clases profesionales, entregas de diplomas o fiestas de graduación.
- Culturales y de ocio: como festivales, espectáculos y conciertos.
- Deportivos: carreras, caminatas y juegos.
- Políticos: mítines, debates y manifestaciones.
- Educativos: charlas, cursos y congresos.
Sin embargo, cada tipo de evento puede celebrarse en diferentes formatos.
Veamos.
Formatos de evento más populares
Así, existen múltiples formatos que se pueden utilizar a la hora de preguntarte cómo planificar y organizar un evento.
Por supuesto todo depende del público objetivo al que esté dirigido y la temática propuesta.
![Cómo planificar y organizar un evento]()
De hecho, puedes aprender más sobre cómo planificar y organizar un evento a través de esta selección de cursos sobre la temática.
Cursos Online de Organización de Eventos
¿Qué se necesita para organizar un evento?
En efecto, necesitas enumerar una serie de premisas que no puedes olvidar a la hora de organizar un evento.
Objetivo/s
En primer lugar, tendrás que establecer un objetivo del evento.
Es decir, para qué realizas el evento.
Entre estos objetivos, puedes encontrar:
- Educar a la comunidad
- Persuadir a contribuyentes
- Homenajear a una persona o grupo de personas
Meta/s
En cuanto al punto siguiente a tener en cuenta, has de poner metas.
Pues estas parten de los objetivos e indican exactamente lo que quieres conseguir como último fin.
Por ejemplo: llegar a contar con 50 proveedores para tu empresa o incluir una mentalidad sobre la sostenibilidad.
A continuación, será necesario que te rodees de un equipo multidisciplinar a ser posible.
Ya que será necesaria la realización de diversas tareas técnicas como presupuestos, carteles informativos, creación de landing page, etc.
Por tanto, si son profesionales, mejor.
Presupuesto
Una vez hayas realizado lo anterior, habrás de contemplar los gastos e ingresos que surgirán a raíz del evento.
De este modo, deberás contar con patrocinadores, recursos materiales, recursos humanos, etc.
¡Ah!
Y no olvides guardar todas las facturas. Seamos lo más legales posible a la par que realistas para luego no llevarnos sorpresas.
¿Aún no sabes cómo elaborar un presupuesto?
Ahora, tienes la oportunidad de aprender gracias a los siguientes cursos sobre la temática:
Hora y lugar
Además, tendrás que tener en cuenta el lugar y la hora en la que celebrar el evento.
Pues es una de las tareas principales la de conseguir disponibilidad por parte de personas y recursos.
De esta forma, conseguirás hacer el evento factible.
En este aspecto, tendrás que indagar sobre la disponibilidad del público y equilibrarla con la de los recursos necesarios.
También puedes aprender a planificar cualquier tarea que te propongas a estos cursos sobre planificación:
Logística
Aquí, tendrás que ser muy detallista.
Ya que será necesario que haya buen acceso para cualquier persona, aparcamiento, elementos adicionales (pantallas, etc.)
Además, tendrás que tener en cuenta la decoración, comida o pequeños gifts. En función del tipo de evento que escojas.
Es otras palabras, tendrás que tener en cuenta todo lo que necesitas para que el evento pueda llevarse a cabo.
Marketing y publicidad
Como te decíamos, es importante que cuentes con profesionales, pues tendrás que elaborar tareas complicadas en muchas ocasiones.
Por ejemplo: diseño y creación de flyers, eslogan, utilización de redes sociales, etc.
Aunque si no cuentas con nadie que pueda suplir estas necesidades, puedes hacerlo tú a través de los siguientes cursos. 7
Cursos Especializados en Marketing y Publicidad
Finalmente, no olvides apuntarlo todo en Excel o en algún programa de gestión de eventos y participar en tu propio evento.
Esto último es esencial para que tenga sentido realizarlo.
Pues será imprescindible que organices cada parte del evento perfectamente para que no haya ningún fallo.
Cuáles son las etapas de la organización de un evento
¿Ya lo tienes todo apuntado en una lista?
Ahora, es momento de ordenarlo por etapas.
En las siguientes líneas, te contamos qué debes hacer en cada una de las etapas de un evento.
Etapa preproducción
En esta primera etapa, necesitas fijar las variables principales.
Por ejemplo: el tipo de evento, la duración, infraestructura, recursos necesarios, etc.
En otras palabras, tendrás que elaborar un briefing del evento.
Además, deberás plantear las campañas de difusión del evento.
Etapa producción
En cuanto a esta etapa, necesitarás hacer realidad todos los planes elaborados hasta el momento.
Así, deberás coordinar al equipo técnico y humano, contactando con proveedores, probando equipos y espacios, etc.
Etapa post-producción
En este contexto, una vez finaliza el evento, tendrás que valorar si se ha llevado a cabo como habías previsto.
Por tanto, tendrás que examinar los estándares de calidad, cronogramas o satisfacción de los asistentes.
En esta etapa, tienen lugar tareas como el desmontaje o la reunión con el equipo de trabajo.
Asimismo, es necesaria la elaboración del estado de cuentas.
Además, deberás pagar a los proveedores y al personal lo que estableciste en un primer momento en el presupuesto.
En cierto modo, la fase en la que has elaborado el listado inicial de tareas que no pueden faltar es una especie de fase cero.
Pues en esta, deberás considerar las conversaciones con los promotores, el análisis de viabilidad, etc.
Pero en lo que respecta a la planificación, forma parte de la primera fase de pre-producción.
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¡Nos vemos en el próximo post!
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