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Bueno, todos conocemos diferentes estilos comunicativos y los utilizamos en función del contexto en el que nos encontremos. Pero, uno de los más importantes es el de la comunicación formal.
En este artículo podrás aprender todo acerca de lo que es comunicación formal y descubrir los marcos en los que se suele utilizar y cuáles son sus principales características. ¡Continua leyendo sobre este interesante tema!
Entendemos como lo que es comunicación formal a un sistema de comunicación que se basa en los canales y sistemas designados oficialmente, en un entorno organizativo.
Dentro de lo que es comunicación formal también se describe como el envío y la recepción de documentos oficiales, cartas, memorandos, informes, manuales de políticas o procedimientos, entre otros. En una organización o empresa.
Esta forma de comunicación interna está respaldada por las estructuras y pautas organizativas autorizadas, que ayudan a garantizar que todos en la organización la entienden. Un ejemplo es la información confidencial, que solo está destinada al receptor, y debe comunicarse en un entorno de comunicación formal.
Pero, esta forma qué es comunicación formal tiene sus inconvenientes y uno de los principales es que, en caso de surgir problemas que necesiten una solución inmediata, requiere de demasiada burocracia, lo que se traduce en tiempo de gestión y en retrasos en la toma de acción.
Según la dirección que utilicemos para transmitir la información, podemos establecer hasta cuatro tipos diferentes de lo que es comunicación formal. Procedamos a ver todos ellos con más detalle.
Es una forma de transmisión del mensaje de tipo vertical y con dirección de abajo hacia arriba. Un ejemplo de los mensajes que pueden enviarse en esta modalidad serían los informes que les hayan solicitado, pero también solicitudes para algún asunto concreto e incluso quejas que quieran dejar patentes.
El caso contrario al anterior sería el de la comunicación organizacional formal descendente. En este modelo, la información también se transmite de forma vertical, pero esta vez lo hace desde arriba hacia abajo. Es decir, son los directivos y responsables los que están transmitiendo información hacia los empleados que tienen a su cargo. Pueden enviar, por ejemplo, instrucciones sobre las tareas que deben realizar y la forma en la que deben hacerlo. Pueden hacerlo oralmente o por una comunicación escrita, según la información que deseen enviar.
No toda la comunicación formal que hay en la organización se dirige a personas de otro nivel jerárquico. Cuando el mensaje se envía a otro trabajador que ocupa el mismo rango, estamos hablando de comunicación formal horizontal, puesto que el flujo de información se dirige de forma lateral.
Este modelo se observa claramente en las reuniones de los diferentes jefes de departamento, puesto que en ellas se comunican varios individuos de secciones independientes, pero todos ellos están en la misma posición como gerentes o directivos.
Existe un tipo de comunicación formal menos frecuente pero que igualmente puede ocurrir, y es el diagonal. Esta modalidad ocurriría cuando los dos interlocutores pertenecen a departamentos diferentes pero también a niveles jerárquicos distintos.
Puede darse el caso de que un jefe de una sección de la empresa en concreto necesite transmitir una información a unos empleados que no están a su cargo, pero sí en un escalafón inferior en la estructura de la empresa. Este sería un ejemplo de caso de comunicación empresarial formal diagonal.
La diferencia principal entre la comunicación formal e informal es que la comunicación formal siempre está respaldada por canales de comunicación predefinidos, mientras que no hay reglas establecidas para la comunicación informal.
Además de esta distinción, existen otras como los momentos en que se producen una y otra comunicación o la agilidad con que se puede intercambiar los mensajes y su feedback.
Ambos tipos de comunicación son esenciales para las empresas y sus equipos y, por eso, hay que velar por el mantenimiento de las condiciones óptimas para que, en los dos casos, el intercambio de información sea lo más eficaz posible.
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