Cuáles son las funciones de una secretaria de dirección

¿Cuáles son las funciones de una secretaria de dirección?

Como bien sabemos, todo evento lleva un proceso de organización. Una secretaria de dirección es aquella que se encarga de llevar el control de dicha organización, pero esta no es la única responsabilidad de este puesto, pues es quien a diario se dedica a realizar las tareas de relaciones públicas, dirigir al equipo, atender al público, supervisar que cada persona esté cumpliendo con su trabajo y en ocasiones informar al equipo sobre cuáles son las órdenes directas por parte del gerente.

Entonces como te vas dando cuenta, esta persona es fundamental y cuenta con muchas habilidades. Pues que todo vaya marchando bien es su responsabilidad, es un trabajo un poco agotador puesto que esta persona se mantiene ocupada supervisando cada uno de los pasos para poder llevar a cabo dicho evento.

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¿Cuáles son las cualidades que debe tener una secretaria de dirección?

• Debes saber sobrellevar el estrés, así como trabajar bajo presión. Pues eres la persona encargada de asignar y supervisar todo. Pero no puedes dejarte llevar por el mismo, mantén la calma y sigue demostrando que puedes siempre tener el control de la situación.

• Ser carismática y amable es algo que estará a tu favor, a nadie le gusta trabajar con personas engreídas, antipáticas y mucho menos amargadas. Muestra siempre una sonrisa y da órdenes con amabilidad pero sin perder la firmeza.

• El orden y tu deben estar siempre tomados de la mano, de lo contrario se te pueden pasar por alto algunas cosas y recuerda que todo está en tus manos, tu jefe y tu equipo confían plenamente en ti. Una agenda u organigrama será siempre tu mejor aliada para que puedas saber que te falta por hacer y qué no, llevando a cabo las funciones de un buen asistente.
• Debes saber comunicarte, será la clave para que tu equipo entienda las actividades que debe realizar por supuesto debes ser clara y precisa al momento de hacerlo para evitar confusiones o malos entendidos.

Rasgos que cumple una secretaria de dirección

Tener poder de negociación jugara positivamente a tu favor, recuerda que no solo te debes entender con tu equipo sino con personas fuera de él. Proveedores, clientes, productores, entre otras. Por lo que debes negociar con el fin de que ambas partes ganen.

Siempre llegaran cosas que se deben realizar a última hora, por lo que debes saber priorizar y planificar sin caer en pánico.

Debes ser discreta y reservada, tú manejas toda la información delicada y sensible por lo que solo debes comunicar lo necesario para que tu equipo desarrolle sus actividades. Pero si hablas o das información de más te puedes meter un graves problemas.

Funciones de una secretaria de dirección

En este punto vamos a desglosar las funciones de una secretaria de dirección para una mayor comprensión de por qué estas personas han de ser tan imprescindibles para sus jefes y por qué jamás podrían aburrirse en su trabajo.

• Atención al público: No existe una secretaria que no deba atender al público y fungir como filtro para poder pasar a las personas con su jefe. Esta es una labor indispensable y solo es llevada a cabo por el don de gentes que caracteriza a estas personas, es decir, la capacidad de relacionarse y comunicarse correctamente y de manera eficiente.
• Organización de agenda: Es acá donde entre las funciones de secretaria, esta ordenará las citas de su feje, los eventos especiales, las citas personales; todos los compromisos a los que deba estar atento su superior para trabajar con eficiencia.
• Organización de la correspondencia: Todos los documentos que van dirigidos a su jefe pasan primero por sus manos, además de ser organizados por esta persona de forma física o digital (correo electrónico). Dentro de estas funciones de una secretaria de dirección, esta cumple con redactar, revisar, organizar y archivar documentos tales como recibos, reportes, oficios, hojas de cálculos u otro tipo de documentación administrativa de manera digital o física, manteniendo un respaldo de la información.
• Manejo de la información: Toda información de relevancia para el jefe de la secretaria de dirección deberá pasar por ella por su utilidad o eficiencia para su trabajo, conociendo las pautas de discreción y pericia con la que debe ser manejado cada dato sensible o no. En las funciones de una secretaria de dirección, se tiene acceso a data reservada muy importante dentro y fuera de la empresa donde trabaja, cumpliendo una función de garante de seguridad al manejar constantemente información relevante.
• Orden de la oficina: Nadie mejor que el asistente de dirección para poder saber en dónde irá ubicando cada objeto y documento de la oficina, la cantidad de insumos de la que esta goza y cada uno de los elementos que deben ser solicitados cuando hacen falta. El orden es el origen de toda la eficiencia de una secretaria, además de la organización y gestión que desempeña como más importante funciones de una secretaria de dirección.
• Comunicación con los demás departamentos: Todo lo que se necesite de ellos será solicitado por el puesto de una secretaria de dirección, además de recibir las notificaciones y restar el apoyo que sea necesario por ellos.
• Vigilancia administrativa: Cada acción requiere de un procedimiento, y es la secretaria quien deberá prestar su apoyo para la vigilancia de los lapsos, los requisitos y demás requerimientos de cualquier proceso sean cumplidos.